Contrôle hebdomadaire des documents officiels

Chaque semaine, le mandataire, par l’intermédiaire du responsable des opérations désigné, est tenu de contrôler les documents officiels liés aux transactions effectuées à l’aide des services en ligne SAAQclic Commerçants pendant la semaine précédente.

Documents officiels

Les documents officiels qui sont liés aux transactions effectuées à l’aide des services en ligne et qui contiennent des éléments d’information à sécuriser sont les suivants :

• Attestation de transaction avec un commerçant (ATAC)
• Description du véhicule neuf (DVN)
• Service reçu

Documents officiels de soutien

Les documents officiels de soutien qui sont liés aux transactions effectuées à l’aide des services en ligne et qui contiennent des éléments d’information à sécuriser sont les suivants :

• certificat d’immatriculation antérieur
• contrat de vente ou de location
• spécimen de chèque
• procuration (mandat de la personne représentant votre client)

Contrôler hebdomadairement les documents officiels

Le responsable des opérations est en charge d’effectuer la vérification et l’assemblage des documents officiels pour en permettre la conservation selon les normes établies. Il doit :

1. s’assurer que les documents officiels suivants sont dûment remplis :
   • Description du véhicule neuf (DVN) originale
   • Attestation de transaction avec un commerçant (ATAC)
     • Lors de l’acquisition d’un véhicule usagé d’un autre commerçant, il est important de conserver toutes les ATAC, puisque celles-ci constituent l’historique de propriété du véhicule. Si une ancienne ATAC délivrée avant le 26 avril 1999 en fait partie, le numéro SAAQ (licence) du commerce qui vient d’acquérir le véhicule doit être inscrit manuellement sur celle-ci.
2. les assembler en lots en les organisant par jours et par transactions
   • Le responsable des opérations doit vérifier la conformité de chaque document.
3. conserver les documents officiels signés dans une boîte ou un classeur identifié et réservé aux documents liés à l’exécution du Mandat
   • Les documents ne doivent être ni agrafés ni pliés.
4. conserver les certificats d’immatriculation antérieurs dans les dossiers du commerçant; ils seront utilisés lors de la revente du véhicule. Lorsqu’ils auront été utilisés pour effectuer la transaction dans les services en ligne, ils devront être détruits de façon sécuritaire. Il n’est pas nécessaire de les joindre à l’assemblage hebdomadaire des documents officiels
5. conserver dans les dossiers appropriés les procurations et les spécimens de chèque que les clients ont fournis

Utilisation illicite des documents officiels

En cas d’utilisation illicite des renseignements confidentiels et des documents officiels par le mandataire ou un membre de son personnel, la SAAQ peut suspendre en cours de mandat l’agrément du mandataire ou l’accès aux services en ligne d’un membre de son personnel, et ce, sans avis préalable.