Disponibilité des documents officiels

Comme mentionné dans l’entente conclue entre la SAAQ et le commerçant mandaté relativement à l’utilisation des services en ligne, la SAAQ peut en cours de mandat exiger que le commerçant rende disponibles certains documents officiels originaux qu’il a conservés. Ces documents permettent à la SAAQ de faire l’évaluation de la qualité et de la conformité des transactions que le commerçant mandaté a effectuées à l’aide des services en ligne SAAQclic Commerçants et d’émettre des recommandations.

La SAAQ, par l’intermédiaire de son personnel, transmet au commerçant agréé une Demande d’accès à des documents officiels et y indique les informations sur les transactions concernées ainsi que les documents qui doivent être rendus disponibles selon les modalités indiquées dans le formulaire. Ces informations permettront au commerçant ayant effectué le contrôle hebdomadaire ainsi que la conservation des documents officiels conformément aux règles établies de rendre disponibles les documents selon les délais et les modalités précisés. Pour faire les évaluations nécessaires, la SAAQ pourra effectuer des inspections à l’établissement, au siège social ou au bureau administratif du mandataire ou des vérifications à distance. S’il y a lieu, l'envoi des documents officiels originaux sera aux frais du commerçant.

Le mandataire est tenu, durant les heures de service, de collaborer à toute vérification concernant les transactions effectuées à l’aide des services en ligne SAAQclic Commerçants ou toute enquête relative à la perception de la taxe de vente du Québec (TVQ). Il doit alors laisser entrer le vérificateur, l’inspecteur ou l’enquêteur identifié et désigné par la SAAQ ou par Revenu Québec, le cas échéant.

Répondre à une demande d'accès à des documents officiels

Pour répondre à une demande d’accès à des documents officiels, le responsable des opérations doit :

1. vérifier que le formulaire Demande d’accès à des documents officiels – SAAQclic Commerçants (PDF, 229.3 KB)⁠ reçu par courriel ou par télécopieur de la part de la SAAQ est bien rempli :
   • les informations indiquées dans la section « Renseignements sur la demande » sont complètes et permettent de rendre disponibles les documents demandés
   • les nom, prénom et signature du demandeur sont présents
   • s’il s’agit d’une demande de transmission, le moyen de transmission, le délai accordé ainsi que les coordonnées auxquelles doivent être transmis les documents sont précisés
   • s’il s’agit d’une demande d’accès à l’établissement, au siège social ou au bureau administratif, la date de l’inspection est spécifiée
2. transmettre une copie du formulaire au gestionnaire désigné par le commerçant
3. collaborer et répondre à la demande d’accès à des documents officiels selon les modalités établies dans la demande et permettre les vérifications et les inspections à distance, à l’établissement, au siège social ou au bureau administratif