Destruction des documents officiels

Comme prévu à l’article 7.4.3 du Mandat relatif aux services d’immatriculation en ligne SAAQclic Commerçants, le commerçant doit détruire les documents officiels originaux lorsque la période de conservation obligatoire de 7 ans est terminée.

Destruction par le commerçant

À partir du début de la huitième année de conservation, les documents officiels doivent être placés dans un bac cadenassé pour un déchiquetage ultérieur ou déchiquetés sur leur lieu de conservation par le commerçant agréé, si celui-ci possède les équipements nécessaires.

La totalité des renseignements confidentiels liés à l’utilisation des services en ligne SAAQclic Commerçants doit être détruite ou rendue illisible, et ce, sur tout support amovible ou équipement informatique.

Destruction par un tiers

Le commerçant désireux de faire appel à un tiers pour la destruction de documents officiels ou d’information confidentielle liée à l’utilisation des services en ligne SAAQclic Commerçants stockée sur des supports amovibles ou des équipements informatiques doit faire approuver par la SAAQ l’entente de services conclue à cette fin. Il doit attendre l’autorisation de la SAAQ avant de procéder à la destruction.

Pour faire une demande d’autorisation de destruction par un tiers, le commerçant doit :

1. remplir le formulaire Autorisation de destruction des documents officiels par un tiers – SAAQclic-Commerçants (PDF, 170.3 KB)⁠
2. imprimer le formulaire prérempli et le faire signer et dater par le gestionnaire désigné dans le Mandat
3. transmettre le formulaire dûment rempli et signé, accompagné d’une copie de l’entente de services intervenue avec le tiers :
   • soit par courriel à gestion.commercants.saaqclic@saaq.gouv.qc.ca This link opens your default email software.
   • soit par télécopieur au 1 866 450-1439
     Lors de la réception des documents, le gestionnaire de la SAAQ vérifie les renseignements qui y sont indiqués. Si ceux-ci sont conformes, le gestionnaire de la SAAQ signe et transmet l’autorisation de destruction au gestionnaire du commerçant, qui pourra alors conclure l’entente avec le tiers.
4. conserver l’autorisation reçue dans ses dossiers

À la suite de la résiliation du mandat, de l’annulation du numéro SAAQ (licence) par l’Office de la protection du consommateur ou de la cessation des activités commerciales du mandataire, ce dernier doit aviser la SAAQ et lui permettre de récupérer les documents officiels dont la période de conservation obligatoire n’est pas terminée.