Conservation des documents officiels

Après avoir effectué la vérification et l’assemblage hebdomadaire, le responsable des opérations du commerçant doit veiller à ce que les documents originaux faisant état des transactions effectuées sous un même numéro SAAQ (licence) ne sont placés que dans des boîtes ou des classeurs réservés aux documents liés à l’exécution du mandat de cet établissement.

La période de conservation obligatoire étant établie à 7 ans, la SAAQ recommande au commerçant d’identifier les boîtes ou les classeurs réservés à cette utilisation selon l’année de la fin de cette période. Le commerçant est tenu de respecter les procédures de gestion documentaire établies et ainsi de faciliter les échanges de documents avec la SAAQ.

Comme prévu à l’article 7.4.2 du Mandat relatif aux services d’immatriculation en ligne SAAQclic Commerçants, les documents officiels originaux doivent être placés dans un local à accès contrôlé à l’adresse de l’établissement du mandataire ou, sur autorisation écrite de la SAAQ, à l’adresse de son siège social ou d’un bureau administratif.

Le mandataire a l’obligation d’aviser la SAAQ lorsque les documents sont conservés à une adresse différente de celle de son établissement.

Demander l'autorisation de conserver les documents officiels originaux à son siège social ou à un bureau administratif

Le commerçant désirant conserver les documents originaux à son siège social ou à un bureau administratif plutôt qu’à son établissement doit demander l’autorisation à la SAAQ avant de déplacer les documents originaux. Il doit :

1. remplir le formulaire Autorisation de conservation des documents originaux à un siège social ou à un bureau administratif – SAAQclic Commerçants (PDF, 168.1 KB)⁠.
2. imprimer le formulaire prérempli, le faire signer et dater par le gestionnaire désigné dans le Mandat
3. transmettre le formulaire dûment rempli et signé au gestionnaire de la SAAQ :
   • soit par courriel à gestion.commercants.saaqclic@saaq.gouv.qc.ca This link opens your default email software.
   • soit par télécopieur au 1 866 450-1439
     Lors de la réception du formulaire, le gestionnaire de la SAAQ vérifie les renseignements sur la demande. Si ceux-ci sont conformes, le gestionnaire de la SAAQ signe et transmet l’autorisation de conservation au gestionnaire du commerçant, qui pourra alors déplacer les documents originaux.
4. conserver l’autorisation reçue dans ses dossiers

Le mandataire qui conserve à un siège social ou à un bureau administratif les documents officiels de plusieurs commerçants mandatés doit être en mesure d’identifier les dossiers ou les classeurs de chacun des établissements.