Transmission des documents officiels à la fin du mandat

Le commerçant agréé doit détruire les documents officiels originaux lorsque la période de conservation obligatoire de 7 ans est terminée. Tous les documents officiels doivent être conservés par le commerçant pendant 7 ans, et ce, tant et aussi longtemps que celui-ci agit à titre de mandataire de la SAAQ sous le numéro SAAQ (licence) précisé dans le Mandat relatif aux services d’immatriculation en ligne SAAQclic Commerçants.

Comme prévu à l’article 7.4.4 du Mandat relatif aux services d’immatriculation en ligne SAAQclic Commerçants, lors de la résiliation du mandat par l’une ou l’autre des parties (SAAQ ou commerçant), de la cessation des activités de vente de véhicules du commerçant à son établissement ou de l’annulation de son numéro SAAQ (licence) par l’Office de la protection du consommateur, le commerçant mandaté doit transmettre à la SAAQ, à ses frais, les documents officiels dont la période de conservation de 7 ans n’est pas terminée.

Comme prévu à l’article 10.7 du Mandat, si le mandataire omet de remettre ces documents à la SAAQ, il encourt une pénalité de 5 000 $.

Répondre à une demande de transmission des documents officiels à la fin du mandat

Pour répondre à une demande de transmission des documents officiels à la fin du mandat, le gestionnaire doit :

1. vérifier que le formulaire Transmission des documents officiels – Fin du mandat SAAQclic Commerçants (PDF, 181.5 KB)⁠ reçu par courriel ou par télécopieur de la part de la SAAQ est bien rempli :
   • les informations de la section « Renseignements sur la demande » sont complètes et permettent la transmission des documents officiels non prescrits relatifs aux périodes qui y sont précisées
   • les nom, prénom et signature du demandeur sont présents
2. faire appel à une entreprise de messagerie spécialisée pour la transmission des documents officiels prescrits à l’adresse indiquée sur le formulaire
3. imprimer le formulaire prérempli, le signer et le dater à la section « Renseignements sur la demande » ou le faire signer par le représentant désigné dans le Mandat
4. transmettre au gestionnaire de la SAAQ le formulaire dûment signé, accompagné d’une copie du bordereau d’expédition de l’entreprise de messagerie :
   • soit par courriel à gestion.commercants.saaqclic@saaq.gouv.qc.ca This link opens your default email software.
   • soit par télécopieur au 1 866 450-1439
5. La totalité des renseignements confidentiels liés à l’utilisation des services en ligne SAAQclic Commerçants doit être détruite ou rendue illisible, et ce, sur tout support amovible ou équipement informatique.