Rôles et responsabilités

Le présent contenu a pour but d’établir les règles d’accès aux renseignements personnels détenus par la Société de l’assurance automobile du Québec (Société) et d’utilisation de ceux-ci au moyen du portail SAAQclic Partenaires dans le cadre d’une entente relative à la communication de renseignements personnels, ci-après appelée « l’Entente ».

• Rôles, définition et responsabilités  
• Responsable de la coordination de l’Entente (RCE)
• Responsable des ressources désignées (RRD)
• Ressource désignée (RD)
• Responsabilités communes au RCE, au RRD et aux RD   

 

Rôles, définition et responsabilités

Certains termes autrefois utilisés pour le portail SAAQclic EED sont remplacés aux fins du nouveau portail SAAQclic Partenaires et des activités afférentes :

SAAQclic EED	SAAQclic Partenaires
Coordonnateur de l’Entente	Responsable de la coordination de l’Entente (RCE)
Responsable des employés désignés (RED)	Responsable des ressources désignées (RRD)
Employé désigné	Ressource désignée (RD)

Renseignement personnel

Tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement. Un renseignement personnel est confidentiel.

Responsable de la coordination de l’Entente (RCE)

Personne désignée pour assurer l’application de l’Entente. Pour le partenaire, ses principales responsabilités sont : 

• veiller à ce que soient mis en place les outils nécessaires pour permettre de retracer tout dossier à l’origine d’une consultation des renseignements personnels détenus par la Société afin d’être en mesure de justifier cette consultation si nécessaire; 

• effectuer des vérifications pour s’assurer que les renseignements personnels détenus par la Société sont utilisés conformément à l’Entente;

• collaborer à toute vérification ou enquête réalisée par la Société concernant le respect de la confidentialité des renseignements personnels détenus par la Société et le contrôle de leur consultation et de leur utilisation; 

• s’assurer que toute utilisation inappropriée des renseignements personnels détenus par la Société (par exemple : vente à une agence de renseignements, utilisation à des fins personnelles, utilisation non prévue à l’Entente, etc.) sera examinée avec diligence;

• informer immédiatement son responsable en matière de sécurité de tout manquement aux mesures de sécurité et de tout événement pouvant porter atteinte ou portant atteinte à la disponibilité, à l’intégrité ou à la confidentialité des renseignements personnels, de toute perte réelle ou présumée ou de toute divulgation non autorisée des renseignements personnels détenus par la Société;

• recommander, s’il y a lieu, à ses autorités d’appliquer des mesures administratives et/ou disciplinaires lors de toute utilisation inappropriée des renseignements personnels détenus par la Société; 

• veiller à ce que des mesures technologiques et administratives soient prises pour s’assurer que le code d’usager figurant dans un fichier transmis à la Société correspond bien au code d’usager de la RD à l’origine de la demande de renseignements à la Société. 

Responsable des ressources désignées (RRD)

Personne désignée par le partenaire pour identifier les RD. Le RRD et le RCE peuvent être la même personne. Les principales responsabilités du RRD sont :

1. remplir, signer et transmettre par courriel à l’adresse donnees@saaq.gouv.qc.ca Ce lien ouvrira votre logiciel de messagerie par défaut. le formulaire intitulé Demande d’accès à SAAQclic Partenaires, y compris la section « Engagement de confidentialité » dûment remplie et signée par la RD dans les situations suivantes :

   Situations	Demande d’accès	Engagement de confidentialité
   Préalablement au premier accès d’une nouvelle RD	X	X
   Lors de toute demande de réactivation des accès d’une RD	X	X
   Lors de toute demande de prolongation des accès d’une RD	X	X
   Lors de toute modification des accès autorisés d’une RD	X	X
   Lors de la suspension des accès d’une RD pour absence prolongée	X	Ne s’applique pas
   Lors de l’annulation des accès d’une RD	X	Ne s’applique pas
   Lors du renouvellement annuel1	Ne s’applique pas	X

   ¹Une RD pourrait devoir signer deux fois dans une même année un engagement de confidentialité. C’est notamment le cas lorsque la date de signature du premier engagement est proche de la date de renouvellement prévue des engagements pour l’ensemble des ressources du partenaire. 

2. informer la RD qu’elle : 

   • doit se créer un compte SAAQclic Partenaires et être authentifiée par la Société à la suite de l’acceptation de sa demande d’accès par la Société,

   • peut accéder aux renseignements personnels détenus par la Société uniquement lorsque nécessaire à l’application des lois et règlements que le partenaire est chargé d’administrer et pour les fins prévues à l’Entente, 

   • doit refuser de traiter tout dossier provenant d’un autre département ou service du partenaire à moins qu’un tel transfert ne soit autorisé spécifiquement dans l’Entente, 

   • doit prendre des mesures de sécurité pour assurer la protection des renseignements personnels détenus par la Société,

   • doit prendre connaissance du contenu du présent document et de toutes modifications apportées à celui-ci; 

3. informer la Société par courriel à l’adresse donnees@saaq.gouv.qc.ca Ce lien ouvrira votre logiciel de messagerie par défaut. de tout départ ou de toute absence prolongée d’une RD; 

4. informer immédiatement son RCE de tout manquement aux mesures de sécurité et de tout événement pouvant porter atteinte ou portant atteinte à la disponibilité, à l’intégrité ou à la confidentialité des renseignements personnels, de toute perte réelle ou présumée ou de toute divulgation non autorisée des renseignements personnels détenus par la Société.

Ressource désignée (RD)

Personne identifiée par le RRD pour accéder aux renseignements personnels détenus par la Société. Ses principales responsabilités sont :

• se créer un compte et fournir à la Société tout renseignement nécessaire à son identification/authentification lors de sa première connexion au portail SAAQclic Partenaires et lors d’une modification, d’une perte ou d’un oubli de mot de passe;

• signer un engagement de confidentialité chaque fois qu’il est requis de le faire (voir le tableau au paragraphe 1 de la section B « Responsable des ressources désignées »);

• assurer la confidentialité du ou des codes d’accès exclusifs attribués par la Société, de son mot de passe et de son secret partagé avec la Société; 

• informer immédiatement le RRD de tout manquement aux mesures de sécurité et de tout événement pouvant porter atteinte ou portant atteinte à la disponibilité, à l’intégrité ou à la confidentialité des renseignements personnels, de toute perte réelle ou présumée ou de toute divulgation non autorisée des renseignements personnels détenus par la Société, de son mot de passe ou de ses questions de sécurité;

• respecter les autres engagements prévus à la section « Engagement de confidentialité » du formulaire intitulé Demande d’accès à SAAQclic Partenaires.

Responsabilités communes au RCE, au RRD et aux RD

Le RCE, le RRD ainsi que toutes les RD doivent :

1. prendre connaissance de toutes les dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) applicables à l’Entente, dont notamment les articles 53, 53.1, 54, 59, 63.1, 63.8 à 63.10, 64, 64.1, 65, 65.0.1, 65.0.2, 65.1, 67.2, 67.3, 71 à 73, 76, 124, 127, 127.1, 127.2, 128, 129, 158 à 160; 

2. conserver et détruire les renseignements personnels communiqués par la Société en appliquant toutes les mesures de sécurité nécessaires pour qu’ils ne puissent être accessibles en aucun temps à des personnes non autorisées, de manière à en préserver le caractère confidentiel; 

3. intégrer les renseignements personnels communiqués par la Société seulement dans le ou les dossiers de la personne concernée.