Propriétaire et exploitant

Dossier du véhicule lourd

Le propriétaire et l'exploitant doivent conserver un dossier contenant des informations précises sur chaque véhicule lourd, comme les fiches d'entretien.

Véhicules lourds visés

  • Véhicule routier dont le poids nominal brutPoids du véhicule, y compris sa capacité de chargement maximal, selon les indications de son constructeur. (PNBV) est de 4 500 kg ou plus
  • Autobus, minibus et dépanneuse
  • Véhicule transportant des matières dangereuses nécessitant l'apposition de plaques d'indication de danger
Attention

Autobus et minibus

Les propriétaires et les exploitants doivent conserver un dossier du véhicule, car les autobus et minibus sont des véhicules lourdsVéhicules routiers dont le poids nominal brut (PNBV) est de 4 500 kg ou plus et les ensembles de véhicules routiers dont le poids nominal brut combiné totalise 4 500 kg ou plus. Les véhicules suivants sont aussi considérés comme des véhicules lourds, peu importe leur PNBV : autobus, minibus, dépanneuses, véhicules transportant des matières dangereuses nécessitant l’apposition de plaques d’indication de danger..

Contenu du dossier du véhicule et durée de conservation

Le dossier du véhicule est sous la responsabilité du propriétaire ou de l'exploitant, ou des deux.
Il doit être conservé en entreprise pour des durées précises.

Documents et renseignements à conserver Responsables Durée de conservation

Copie du certificat d'immatriculation du véhicule

Propriétaire

- En permanence au dossier

- 12 mois après s'être départi du véhicule

Copie du contrat de location lorsque le propriétaire ou l'exploitant loue son véhicule

Propriétaire

Exploitant

- En permanence au dossier

- 12 mois après s'être départi du véhicule

Preuve de conformité, si le véhicule a fait l'objet d'un rappel du constructeur

Propriétaire

- En permanence au dossier

- 12 mois après s'être départi du véhicule

Chaque rapport d'échange du véhicule (y compris les remorques et les semi-remorques)

Propriétaire

12 mois à partir de la date du rapport d'échange

Les rapports de ronde de sécurité

Propriétaire

Exploitant

6 mois à compter de la date inscrite sur le rapport de ronde de sécurité

Les rapports de vérification spécifique de l’état mécanique d’un autocar

Propriétaire

Exploitant

6 mois à compter de la date inscrite sur le rapport de vérification spécifique de l’état mécanique d’un autocar

Renseignements et documents relatifs à l'entretien mécanique obligatoire

Propriétaire

- Depuis le début du programme ou les 2 dernières années selon la durée la plus courte

- 12 mois après s'être départi du véhicule

Documents (factures, bons d'entretien, commande de pièces) attestant la réparation des défectuosités constatées lors de la ronde de sécurité, de la vérification spécifique à l’autocar ou d'un entretien obligatoire

Propriétaire

- Depuis le début du programme ou 12 mois à partir de la date du document attestant la réparation

- 12 mois à partir de la date du document attestant la réparation

Contenu du dossier d'entretien du véhicule et durée de conservation

Le propriétaire doit conserver en entreprise le dossier d'entretien du véhicule.

Documents et renseignements à conserver Durée de conservation
 
  • Le numéro d'identification du véhicule
  • Le numéro de la plaque d'immatriculation
  • La marque du véhicule
  • L'année du véhicule
  • Le nom du propriétaire
  • Le nom du locateur à long terme, s'il y a lieu
- Depuis le début du programme ou les 2 dernières années selon la durée la plus courte

- 12 mois après s'être départi du véhicule

Le calendrier des vérifications à venir selon le critère de rappel utilisé par le propriétaire et selon le contenu de chaque entretien

- Depuis le début du programme ou les 2 dernières années selon la durée la plus courte 

- 12 mois après s'être départi du véhicule

Les fiches d'entretien, qui doivent contenir les éléments suivants :

  • le numéro d'identification du véhicule
  • le numéro de plaque d'immatriculation ou le numéro d'unité figurant sur le certificat d'immatriculation
  • le kilométrage indiqué à l'odomètre
  • la date à laquelle l'entretien a été effectué
  • la liste des éléments à vérifier à chaque entretien, selon la catégorie du véhicule, et pour chacun de ces éléments, la mention « Conforme » ou « Non conforme »
  • les réparations à effectuer, s'il y a lieu
  • les mesures des garnitures de frein ou de la rotation de l'arbre à came, pour un véhicule dont le poids nominal brut est de 7 258 kg ou plus, si les mesures ne sont pas fournies sur un autre document
  • la signature de la personne qui a effectué l'entretien obligatoire
- Depuis le début du programme ou les 2 dernières années selon la durée la plus courte

- 12 mois après s'être départi du véhicule

La preuve que les réparations ont été effectuées à la suite de l'entretien

- Depuis le début du programme ou les 2 dernières années selon la durée la plus courte

- 12 mois après s'être départi du véhicule

Les dates de début et de fin de remisage, s'il y a lieu

- Depuis le début du programme ou les 2 dernières années selon la durée la plus courte

- 12 mois après s'être départi du véhicule

Les mesures des garnitures de frein ou de la rotation de l'arbre à came, pour un véhicule dont le poids nominal brut est de 7 258 kg ou plus, si les mesures ne sont pas fournies sur un autre document

- Depuis le début du programme ou les 2 dernières années selon la durée la plus courte

- 12 mois après s'être départi du véhicule