Procédures administratives

010 - Contrôler hebdomadairement les documents officiels

Comme prévu à l’article 7.4.2 du Mandat relatif aux services d’immatriculation en ligne SAAQclic-Commerçants, le commerçant, mandataire de la SAAQ, doit assurer le contrôle des documents officiels par l’intermédiaire du responsable des opérations qu’il a désigné. Ce dernier est le contact principal de la SAAQ lors de demandes de mise en disponibilité des documents officiels.

Le responsable doit effectuer la vérification et l’assemblage des documents officiels pour permettre la conservation établie.

Le rapport de contrôle hebdomadaire doit être imprimé tous les lundis matin pour les documents utilisés la semaine précédente. Il est fortement conseillé d’effectuer la mise en lot des documents officiels chaque semaine.

  1. Sélectionnez « Contrôle des documents » dans le menu.
    Par défaut, les transactions de la semaine précédente s’affichent.
  2. Au besoin, précisez des critères de recherche et choisissez la date de début du rapport.
    La période couverte par le rapport est toujours de 7 jours.
    Le système affiche en ordre chronologique les transactions que vous avez réalisées pendant la période précisée.
  3. Cliquez sur le bouton « Imprimer » pour obtenir le rapport. 
  4. Une fois tous les documents en main, effectuez la vérification des éléments :

    Preuve de service et d’annulation SAAQ
    • La preuve produite dans les transactions d’immatriculation, d’enregistrement, d’annulation ou d’inscription/modification des coordonnées bancaires doit être signée par le client;
    • La preuve est accompagnée de tous les documents officiels de soutien inscrits dans la section « Documents à conserver » au bas de la preuve de service.

    Documents officiels de soutien
  5. Assemblez et regroupez-les en lots en les organisant par jour et par transaction, en suivant l’ordre du rapport de contrôle.
  6. Faites signer le rapport hebdomadaire par le responsable des opérations.
    • Le responsable des opérations doit valider la conformité de chaque document.
  7. Conserver les documents officiels et le rapport hebdomadaire signé dans une boîte ou un classeur identifié à l’utilisation exclusive du Mandat.
    • Les documents ne doivent être ni agrafés ni pliés.
  8. Conservez les certificats d’immatriculation antérieurs et les preuves d’enregistrement dans vos dossiers; ils seront utilisés lors de la revente. Après leur utilisation, ils pourront être détruits sécuritairement.
  9. Conservez les procurations et spécimens de chèque que vos clients vous ont fournis dans vos dossiers.

 

Last update: November 20, 2017